AI Form İşleme Asistanı

Taranmış belge veya form fotoğrafındaki metin, sayı, tarih, işaret ve seçimler dijital veriye dönüştürülür. Elde edilen bilgiler; doğal dil işleme, kurumsal iş kuralları ve referans verilerle kontrol edilerek yazım hataları, geçersiz değerler ve alanlar arasındaki tutarsızlıklar belirlenir. Doğrulanan veriler CRM, ERP, otomasyon sistemleri veya veri tabanlarına aktarılır; böylece manuel veri girişi azalır, süreçler hızlanır ve veri doğruluğu artar.

Sistem Nasıl Çalışır?

Formun Alınması ve Görüntünün Hazırlanması

Formlar tarayıcı, kamera, cep telefonu, PDF, e-posta, kullanıcı paneli veya mevcut kurumsal sistemler üzerinden alınabilir. Görüntü kalitesi kontrol edilir; açı, yön ve perspektif düzeltilir, gürültüler temizlenir, netlik artırılır ve düşük kaliteli belgeler tespit edilir. Böylece form, yapay zekâ işlemleri için uygun hâle getirilir.

Form Yapısının Tanınması

Sistem form türünü ve yapısını belirleyerek metin alanlarını, tabloları, seçim kutularını, tarihleri, numaraları, imza bölümlerini ve diğer alanları birbirinden ayırır. Sabit formlarda alan konumları önceden tanımlanabilir; farklı tasarımlar ve form sürümleri için de özel yapılandırmalar oluşturulabilir.

El Yazısının Okunması

Yapay zekâ modeli; ad-soyad, adres, iletişim bilgileri, kimlik veya dosya numarası, tarih, saat, tutar, açıklama, kod, tablo içeriği, işaretlenmiş seçenekler ve imza varlığı gibi farklı veri türlerini okuyarak yapılandırılmış dijital veriye dönüştürür.

NLP ile Kontrol ve Doğrulama

Çıkarılan bilgiler yazım, anlam, biçim ve bağlam açısından analiz edilir. Sistem; yazım hatalarını tespit edebilir, olası doğru ifadeleri önerebilir, kişi, şehir, şirket veya ürün adlarını referans verilerle karşılaştırabilir. Telefon, tarih, kimlik numarası ve benzeri alanların formatı kontrol edilir; eksik, mantıksız veya çelişkili değerler belirlenir. Veriler kurumun standartlarına göre düzenlenir, kısaltmalar standartlaştırılır ve gerekli alanlar bağlama göre tamamlanabilir.

Güven Skoru ve Operatör Kontrolü

Her alan için bir güven skoru hesaplanır. Yüksek güvenli sonuçlar kurallara göre otomatik kaydedilir; düşük güvenli veya şüpheli alanlar operatör kontrolüne gönderilir. Böylece operatörün tüm formu incelemesi yerine yalnızca riskli alanlara odaklanması sağlanır.

Olası Seçeneklerin Sunulması

Sistem bir alanı kesin olarak okuyamadığında tek ve güvenilir olmayan bir sonuç vermek yerine olası seçenekleri sunar. Operatör; önerilen metinleri, güven skorlarını, büyütülmüş alan görüntüsünü, veri tabanındaki benzer kayıtları ve NLP düzeltmelerini görebilir. Ardından uygun seçeneği onaylayabilir, düzeltebilir veya yeni bir değer girebilir.

Operatör Geri Bildirimlerinden Öğrenme

Onaylar ve düzeltmeler, kalite kontrolünden geçirildikten sonra yeni eğitim verisi olarak kullanılabilir. Böylece sistem zaman içinde kurumun form yapılarına, özel terimlerine ve farklı el yazısı biçimlerine daha iyi uyum sağlar. Kontrollü eğitim süreci, hatalı verilerin modele aktarılmasını önler.

Temel Özellikler

Sistem çok sayıda formu toplu olarak işleyebilir ve farklı form türleri için ayrı şablonlar kullanabilir. Gelen belgenin türünü otomatik tanıyıp uygun işleme modelini seçebilir. Tablolardaki satır, sütun ve hücreleri algılayabilir; onay işareti, çarpı, daire içine alma, kutu doldurma veya altını çizme gibi seçim biçimlerini tanıyabilir.

Formdan çıkarılan bilgiler müşteri, çalışan, ürün, şehir, hizmet veya diğer kurumsal kayıtlarla karşılaştırılabilir. Geçerli bir müşteri, dosya veya kimlik bilgisi algılandığında ilişkili alanlar veri tabanından otomatik tamamlanabilir. Sistem ayrıca tekrarlanan formları tespit edebilir, zorunlu alanları kontrol edebilir ve eksik, okunamayan veya geçersiz bilgileri inceleme kuyruğuna yönlendirebilir.

Operatör kuyruğu; güven skoru, öncelik, form türü, tarih, birim, müşteri kategorisi veya hata türüne göre sıralanabilir. Formun sisteme girişinden nihai kayda kadar yapay zekâ tahminleri, öneriler, düzeltmeler, onaylayan kullanıcı, işlem zamanı ve aktarılan sistem kayıt altına alınabilir.

Yönetim ve Kalite Takibi

Yönetim panelinde işlenen form sayısı, tamamlanan işlemler, operatör kontrolüne gönderilen alanlar, ortalama işlem süresi, otomatik işleme oranı, doğruluk oranı ve en fazla hata görülen alanlar izlenebilir. Kalite raporları, modelin hangi form veya el yazısı türlerinde zorlandığını göstererek eğitim verilerinin, form tasarımlarının ve operasyon süreçlerinin geliştirilmesine yardımcı olur.

Kurumsal Entegrasyon ve Veri Aktarımı

Sistem API veya doğrudan bağlantılarla CRM, ERP, doküman yönetimi, sağlık, sigorta, bankacılık, insan kaynakları ve özel kurumsal yazılımlarla entegre edilebilir. Onaylanan veriler manuel giriş olmadan ilgili sisteme aktarılabilir veya JSON, Excel, CSV ve XML formatlarında sunulabilir.

Güvenlik ve Yetkilendirme

Kullanıcı ve rol bazlı yetkilendirme, birimlere göre erişim sınırlandırması, aktarım ve depolama şifrelemesi, işlem kayıtları, hassas veri maskeleme, saklama süresi, otomatik dosya silme, yedekleme ve veri kurtarma desteklenebilir. Sistem özel bulutta, kurumun kendi sunucularında veya verilerin kurum dışına çıkmadığı yerel altyapıda çalıştırılabilir.

Kullanım Alanları

Çözüm; sağlık, sigorta, bankacılık, kamu, eğitim, üretim, insan kaynakları, lojistik, araştırma, arşiv ve müşteri hizmetleri gibi yoğun form işleyen alanlarda kullanılabilir.

Sistemin Sağladığı Avantajlar

Sistem veri giriş süresini ve operasyon maliyetlerini azaltır, insan kaynaklı hataları sınırlar ve yüksek miktarda formun hızlı işlenmesini sağlar. Veriler standart, aranabilir ve izlenebilir hâle gelir. Operatörlerin tekrarlayan iş yükü azalır, geçersiz kayıtların sisteme girmesi önlenir ve kâğıt formlar doğrudan dijital iş süreçlerine bağlanır.

Kuruma Özel ve Geliştirilebilir Yapı

Çözüm; kurumun form türlerine, diline, el yazısı özelliklerine, iş kurallarına, veri kaynaklarına ve mevcut yazılım altyapısına göre özel olarak tasarlanabilir. İlk aşamada öncelikli form ve alanlarla devreye alınabilir; daha sonra yeni şablonlar, diller, doğrulama kuralları ve entegrasyonlarla genişletilebilir. Böylece kurum, genel amaçlı bir metin tanıma aracından ziyade kendi süreçlerini anlayan ve zaman içinde gelişen özel bir yapay zekâ sistemine sahip olur.