Her sanal asistan; kurumun hizmetlerine, çalışma süreçlerine ve ihtiyaçlarına özel olarak tasarlanır. Mevcut veri tabanları, kurumsal yazılımlar ve diğer sistemlerle entegre çalışabilir.
Farklı Kanallardan Kolay İletişim
Müşteriler, kendileri için en uygun iletişim yöntemini kullanarak sanal asistanla bağlantı kurabilir:
Böylece müşteriler, karmaşık formlar veya uzun menülerle uğraşmadan ihtiyaçlarını doğal bir şekilde ifade edebilir.
Müşteri Taleplerini Doğru Anlama
Sanal asistan; kullanıcıların sorularını, komutlarını ve açıklamalarını anlayarak görüşmenin akışına uygun yanıtlar sunar.
Müşteri tek bir mesaj içerisinde birden fazla talep ilettiğinde sistem bu talepleri birbirinden ayırabilir ve sırayla işleme alabilir. Örneğin kullanıcı aynı anda sipariş durumunu öğrenmek, teslimat adresini değiştirmek ve iade koşulları hakkında bilgi almak istediğinde her talep ayrı ayrı değerlendirilir.
Eksik Bilgileri Tamamlama
Müşteriler taleplerini her zaman tüm ayrıntılarıyla ifade etmeyebilir. Böyle durumlarda sanal asistan, tahminde bulunarak yanlış işlem yapmak yerine ihtiyaç duyduğu bilgileri kullanıcıya sorar.
Örneğin kullanıcı “Randevu almak istiyorum” dediğinde sistem; hizmet türü, tarih, saat veya konum gibi gerekli bilgileri sorarak rezervasyon işlemini tamamlayabilir.
Talebin birden fazla anlama gelmesi durumunda ise kullanıcıya uygun seçenekler sunarak ne yapmak istediğini kolayca netleştirmesine yardımcı olur.
Müşterinin Duygu Durumunu Anlama
Sistem; müşterinin memnuniyet, rahatsızlık, öfke veya kararsızlık gibi durumlarını konuşma içerisindeki ifadelerden anlayabilir ve iletişim şeklini buna göre uyarlayabilir.
Talebin insan değerlendirmesi gerektirdiği veya sistem tarafından çözülemediği durumlarda görüşme, toplanan bilgilerle birlikte ilgili müşteri temsilcisine aktarılır. Böylece müşterinin yaşadığı sorunu baştan anlatması gerekmez.
Kurumsal Sistemlerle Entegrasyon
Sanal asistan, yalnızca bilgi vermek için değil, müşteri adına belirli işlemleri gerçekleştirmek için de kurumun mevcut sistemlerine bağlanabilir.
Örneğin:
Müşteri, sipariş veya dosya bilgilerinin görüntülenmesi
Başvuru ve taleplerin durumunun kontrol edilmesi
Bilgilerin kaydedilmesi veya güncellenmesi
Randevu ve rezervasyon oluşturulması
Ürün ve hizmet bilgilerinin sunulması
Destek kaydının oluşturulması
Devam eden işlemlerin takip edilmesi
Sistemin erişim yetkileri, kurumun güvenlik kurallarına ve ihtiyaçlarına göre belirlenir. Böylece bilgiler yalnızca yetkili kişiler ve izin verilen işlemler için kullanılır.
İşletmenize Özel Hizmet Senaryoları
Her hizmet için farklı görüşme ve işlem akışları hazırlanabilir. Sanal asistan; müşterinin talebine, mevcut bilgilere ve görüşmenin durumuna göre en uygun yolu belirler.
Bu sayede sistem, herkese aynı cevapları veren genel bir uygulama olarak değil, kurumunuzun gerçek çalışma düzenine uyum sağlayan özel bir çözüm olarak hizmet verir.
Sanal asistan, kullanıcının yaşadığı sorunu anlamak için gerekli soruları sorar ve çözüm adımlarını açık bir şekilde sunar. İhtiyaç hâlinde müşteri, sorunun daha doğru incelenebilmesi için görsel de gönderebilir.
Sistem, müşterinin ihtiyacına uygun ürün ve hizmetler önerebilir; indirimler, kampanyalar ve özel fırsatlar hakkında bilgi verebilir.
Geçmiş alışverişler ve müşterinin tercihleri doğrultusunda kişiye özel öneriler sunabilir, ürün seçimini kolaylaştırabilir ve müşteriyi satın alma süreci boyunca yönlendirebilir.
Sanal asistan; hastaneler, sağlık merkezleri, oteller, hava yolu şirketleri, restoranlar ve rezervasyon hizmeti sunan diğer kurumlarda kullanılabilir.
Müşteriler uygun tarih ve saatleri öğrenebilir; rezervasyon oluşturabilir, mevcut rezervasyonlarını takip edebilir veya değiştirebilir.
Sistem; müşterilerin aradıkları ürünleri bulmasına, seçenekleri karşılaştırmasına, doğru ürünü seçmesine ve siparişlerini takip etmesine yardımcı olabilir. Sepetteki veya incelenen ürünlere göre uygun tamamlayıcı öneriler de sunabilir.
Sanal asistan; başvuru oluşturma, sık sorulan soruları yanıtlama, kullanıcıları doğru hizmete yönlendirme, dosya ve talepleri takip etme gibi kurum içi veya müşteriye yönelik süreçlerde kullanılabilir.
Yapay Zekâ Destekli Sanal Asistanın Avantajları
Aynı anda çok sayıda müşteriye hizmet sunma
Haftanın 7 günü, günün 24 saati kesintisiz erişim
Müşterilerin bekleme süresini azaltma
Tekrarlanan talepleri daha hızlı sonuçlandırma
Tutarlı ve kontrol edilebilir yanıtlar sunma
Çalışanların tekrarlanan iş yükünü azaltma
Müşteri temsilcilerinin daha önemli ve karmaşık taleplere odaklanmasını sağlama
Müşteri memnuniyetini artırma
Destek ve hizmet maliyetlerini azaltma
Müşteri ihtiyaçları ve talepleri hakkında düzenli bilgi toplama
İşletmenin büyümesine paralel olarak yeni hizmetler ekleyebilme
Kurumunuza Özel Bir Sanal Asistan
Bu sistem, genel amaçlı ve önceden hazırlanmış bir chatbot değildir. Kurumunuzun hizmetlerine, kurallarına, bilgilerine ve gerçek çalışma süreçlerine göre tasarlanan özel bir sanal asistandır.
Mevcut çalışanlarınız, veri kaynaklarınız ve kurumsal yazılımlarınızla birlikte çalışarak hizmet süreçlerini daha hızlı, düzenli ve verimli hâle getirir.
Amaç, insan iletişimini tamamen ortadan kaldırmak değil; tekrarlanan işlemleri kolaylaştırmak, müşterilere daha hızlı hizmet vermek ve özel değerlendirme gerektiren talepleri doğru müşteri temsilcisine aktarmaktır.
Böylece müşterileriniz daha kolay ve hızlı hizmet alırken ekibiniz de zamanını gerçekten insan desteğine ihtiyaç duyulan konulara ayırabilir.
