KI-Assistent zur Formularverarbeitung

Text, Zahlen, Daten, Markierungen und Auswahlen in einem gescannten Dokument oder Foto eines Formulars werden in digitale Daten umgewandelt. Mithilfe natürlicher Sprachverarbeitung, organisatorischer Geschäftsregeln und Referenzdaten werden Rechtschreibfehler, ungültige Werte und Inkonsistenzen zwischen Feldern identifiziert. Validierte Daten werden an CRM-, ERP-, Automatisierungssysteme oder Datenbanken übertragen, wodurch manuelle Eingaben reduziert, Prozesse beschleunigt und die Datengenauigkeit verbessert werden.

Wie funktioniert das System?

Formulare empfangen und Bilder vorbereiten

Formulare können über Scanner, Kameras, Mobiltelefone, PDFs, E-Mail, Benutzerportale oder bestehende Unternehmenssysteme empfangen werden. Die Bildqualität wird überprüft; Winkel, Ausrichtung und Perspektive werden korrigiert, Rauschen entfernt, die Klarheit verbessert und minderwertige Dokumente identifiziert. Dadurch wird das Formular für die KI-Verarbeitung vorbereitet.

Formularstruktur erkennen

Das System identifiziert den Formulartyp und die Struktur und unterscheidet Textfelder, Tabellen, Kontrollkästchen, Datumsangaben, Zahlen, Signaturbereiche und andere Felder. Für feste Formulare können Feldpositionen vordefiniert werden, während für unterschiedliche Designs und Formularversionen separate Konfigurationen erstellt werden können.

Handschrift lesen

Das KI-Modell liest verschiedene Arten von Informationen – darunter Namen, Adressen, Kontaktdaten, Identitäts- oder Fallnummern, Daten, Uhrzeiten, Beträge, Beschreibungen, Codes, Tabelleninhalte, ausgewählte Optionen und das Vorhandensein von Unterschriften – und wandelt sie in strukturierte digitale Daten um.

NLP-Prüfungen und Validierung

Die extrahierten Informationen werden auf Rechtschreibung, Bedeutung, Format und Kontext analysiert. Das System kann Rechtschreibfehler erkennen, mögliche Korrekturen vorschlagen und Personen-, Stadt-, Firmen- oder Produktnamen mit Referenzdaten vergleichen. Telefonnummern, Daten, Ausweisnummern und ähnliche Felder werden auf korrekte Formatierung überprüft und fehlende, unplausible oder widersprüchliche Werte identifiziert. Die Daten werden gemäß den Standards der Institution organisiert, Abkürzungen sind standardisiert und erforderliche Felder können mithilfe des Kontexts ausgefüllt werden.

Vertrauenswerte und Bedienerbewertung

Für jedes Feld wird ein Konfidenzwert berechnet. Ergebnisse mit hoher Zuverlässigkeit werden automatisch gemäß den Regeln gespeichert, während unsichere oder verdächtige Felder zur Überprüfung durch den Bediener gesendet werden. Dadurch können sich die Bediener auf die gefährdeten Felder konzentrieren und müssen nicht das gesamte Formular untersuchen.

Mögliche Alternativen vorstellen

Wenn das System ein Feld nicht zuverlässig lesen kann, präsentiert es mögliche Alternativen statt eines einzelnen unsicheren Ergebnisses. Bediener können vorgeschlagenen Text, Konfidenzwerte, ein vergrößertes Bild des Feldes, ähnliche Datenbankeinträge und NLP-Korrekturen sehen. Anschließend können sie eine Option genehmigen oder korrigieren oder einen neuen Wert eingeben.

Lernen aus dem Feedback des Bedieners

Freigaben und Korrekturen können nach Qualitätsprüfungen als neue Trainingsdaten verwendet werden. Dies hilft dem System, sich mit der Zeit an die Formstrukturen, die Fachterminologie und die unterschiedlichen Handschriftstile der Organisation anzupassen. Ein kontrollierter Trainingsprozess verhindert, dass falsche Daten an das Modell übergeben werden.

Hauptmerkmale

Das System kann große Stapel von Formularen verarbeiten und separate Vorlagen für verschiedene Formulartypen verwenden. Es kann automatisch den Typ eines eingehenden Dokuments erkennen und das entsprechende Verarbeitungsmodell auswählen. Es kann Zeilen, Spalten und Zellen in Tabellen sowie durch Häkchen, Kreuze, Kreise, ausgefüllte Kästchen oder Unterstreichungen vorgenommene Auswahlen erkennen.

Aus Formularen extrahierte Informationen können mit Kunden-, Mitarbeiter-, Produkt-, Stadt-, Service- oder anderen Organisationsdatensätzen verglichen werden. Wenn eine gültige Kunden-, Fall- oder Identitätsreferenz erkannt wird, können zugehörige Felder automatisch aus der Datenbank ausgefüllt werden. Das System kann außerdem doppelte Formulare erkennen, Pflichtfelder überprüfen und fehlende, unleserliche oder ungültige Informationen an eine Überprüfungswarteschlange senden.

Die Bedienerwarteschlange kann nach Vertrauenswert, Priorität, Formulartyp, Datum, Abteilung, Kundenkategorie oder Fehlertyp sortiert werden. Vom Eingang des Formulars bis zum endgültigen Datensatz kann das System KI-Vorhersagen, Vorschläge, Korrekturen, den genehmigenden Benutzer, die Bearbeitungszeit und das Zielsystem protokollieren.

Management und Qualitätsüberwachung

Das Management-Dashboard kann verarbeitete Formulare, abgeschlossene Aufgaben, zur Überprüfung durch den Bediener weitergeleitete Felder, durchschnittliche Bearbeitungszeit, Automatisierungsraten, Genauigkeit und die fehleranfälligsten Felder verfolgen. Qualitätsberichte zeigen, welche Formulartypen oder Handschriftstile das Modell herausfordern und tragen so zur Verbesserung von Trainingsdaten, Formularentwürfen und betrieblichen Prozessen bei.

Unternehmensintegration und Datenübertragung

Über APIs oder direkte Verbindungen kann das System in CRM, ERP, Dokumentenmanagement, Gesundheitswesen, Versicherungen, Bankwesen, Personalwesen und kundenspezifische Unternehmenssoftware integriert werden. Freigegebene Daten können ohne manuelle Eingabe in das entsprechende System übertragen oder in den Formaten JSON, Excel, CSV und XML bereitgestellt werden.

Sicherheit und Zugangskontrolle

Die Lösung unterstützt benutzer- und rollenbasierte Berechtigungen, Zugriffsbeschränkungen auf Abteilungsebene, Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, Aktivitätsprotokolle, Maskierung sensibler Daten, Aufbewahrungsfristen, automatische Dateilöschung, Backups und Datenwiederherstellung. Es kann in einer privaten Cloud, auf den eigenen Servern der Organisation oder auf einer lokalen Infrastruktur ausgeführt werden, die Daten innerhalb der Organisation speichert.

Anwendungen

Die Lösung kann in Branchen eingesetzt werden, die große Mengen an Formularen verarbeiten, darunter Gesundheitswesen, Versicherungen, Banken, Behörden, Bildung, Fertigung, Personalwesen, Logistik, Forschung, Archivierung und Kundendienst.

Vorteile des Systems

Das System reduziert die Dateneingabezeit und die Betriebskosten, begrenzt menschliche Fehler und ermöglicht die schnelle Verarbeitung großer Formularmengen. Daten werden standardisiert, durchsuchbar und nachvollziehbar. Den Bedienern fällt weniger sich wiederholende Arbeit an, ungültige Datensätze werden nicht mehr in das System gelangen und Papierformulare sind direkt mit digitalen Geschäftsprozessen verbunden.

Eine maßgeschneiderte, erweiterbare Architektur

Die Lösung kann entsprechend den Formulartypen, der Sprache, den Handschriftmerkmalen, den Geschäftsregeln, den Datenquellen und der vorhandenen Software-Infrastruktur der Organisation gestaltet werden. Es kann sich zunächst auf vorrangige Formulare und Felder konzentrieren und dann um neue Vorlagen, Sprachen, Validierungsregeln und Integrationen erweitert werden. Dadurch verfügt das Unternehmen über ein dediziertes KI-System, das seine Prozesse versteht und sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt, und nicht über ein Allzweck-Texterkennungstool.